Datová schránka: komu vzniká ze zákona a proč přestane chodit pošta

Datová schránka není jen pohodlnější poštovní přihrádka, ale právní režim, ze kterého se špatně vystupuje. Jakmile ji máte zpřístupněnou, úřady vám papírově doručovat přestanou, protože zákon jim to přímo ukládá. A když se do ní deset dní nepodíváte, platí dokument za doručený, i kdybyste o něm nevěděli. Tenhle text shrnuje, komu schránka vzniká, kdo do ní vidí a čeho se lidé nejčastěji nenadějí.

Ve zkratce

Údaje vycházejí ze zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a z prováděcí vyhlášky.

Co to je	elektronické úložiště pro doručování a úkony vůči úřadům
Kdo zřizuje a spravuje	Digitální a informační agentura
Kdo systém provozuje	držitel poštovní licence, náklady hradí stát
Povinně	podnikající fyzické osoby, právnické osoby v registru osob, orgány veřejné moci
Na žádost	nepodnikající fyzická osoba, plně svéprávná
Počet schránek na osobu	jedna datová schránka fyzické osoby
Fikce doručení	po deseti dnech od dodání
Uložení zprávy	90 dnů od přihlášení, jinak 3 roky od dodání
Maximální velikost zprávy	100 MB
Zrušení schránky	3 roky po úmrtí, výmazu nebo zániku

Co schránka je a kdo ji spravuje

Zákon ji definuje jako elektronické úložiště, které slouží ke třem věcem: k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči nim a k dodávání dokumentů mezi fyzickými osobami, podnikateli a firmami. Ta třetí funkce je ta, kterou většina lidí nezná.

Kdo za ni odpovídá

Schránky zřizuje a spravuje Digitální a informační agentura. Samotný informační systém provozuje držitel poštovní licence a náklady na provoz i rozvoj hradí stát ze státního rozpočtu. Rozdělení rolí je podstatné, protože každá z těch dvou institucí řeší jiné věci.

Kam se přihlašuje

Klientský portál se přestěhoval na adresu datovka.gov.cz a starší adresa už jen přesměrovává. Starší návody na internetu proto vedou na adresu, která sama o sobě nefunguje.

Co do schránky nepatří

Zákon se nevztahuje na dokumenty obsahující utajované informace. Ty se doručují jinou cestou a schránka pro ně použitelná není.

Veřejný seznam držitelů

Agentura vede veřejný seznam držitelů schránek, ale fyzická osoba i podnikající fyzická osoba se do něj zapisuje jen na vlastní žádost. Na žádost se údaje také zlikvidují. U firem je zápis běžný, u lidí dobrovolný.

Komu se zřizuje povinně

Okruh povinných subjektů se v posledních letech měnil a je zdrojem největšího zmatku.

Podnikající fyzické osoby

Agentura zřídí schránku bezplatně a bezodkladně poté, co se dozví o zápisu osoby do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. Zákon zvlášť jmenuje advokáty, statutární auditory, daňové poradce, insolvenční správce, znalce, soudní tlumočníky a překladatele. Samostatné ustanovení pak přidává autorizované architekty, inženýry, techniky a úředně oprávněné zeměměřické inženýry.

Právnické osoby

Schránku dostane bezplatně každá právnická osoba zapsaná v registru osob, a to bezodkladně po zápisu. Firma, která v registru zapsaná není, ji dostane jen na žádost.

Orgány veřejné moci

Těm se schránka zřizuje bezodkladně po vzniku, u orgánů vznikajících zápisem po zápisu do příslušného rejstříku. Orgánu veřejné moci se přitom zřizuje výhradně schránka typu orgánu veřejné moci, ne jiná.

Jak proběhlo plošné zřízení

Přechodné ustanovení uložilo zřídit schránky do konce března 2023 všem podnikajícím fyzickým osobám zapsaným k prvnímu lednu 2023 v příslušné evidenci a všem právnickým osobám zapsaným k témuž dni v základním registru. Právě tahle vlna překvapila desetitisíce živnostníků, kteří dosud schránku neměli.

Komu jen na žádost

Tady je nejčastější omyl, protože se běžně tvrdí, že schránku dnes má povinně každý.

Nepodnikající fyzická osoba

Schránku fyzické osoby zřídí agentura bezplatně na žádost osoby, která je plně svéprávná, a to bezodkladně po podání žádosti. Bez žádosti schránka nevznikne. Každý má nárok na jednu takovou schránku.

Automatické zřizování, které nikdy nenastalo

Původní úprava z roku 2021 počítala s tím, že schránka vznikne automaticky i nepodnikající fyzické osobě, která se někam přihlásí prostředkem pro elektronickou identifikaci. Novela z konce roku 2022 tuhle úpravu odstranila dřív, než stihla nabýt účinnosti, a nahradila ji dnešním zněním. Automatické zřizování schránek občanům tedy nikdy neplatilo.

Jak žádost vypadá

Žádost musí mít úředně ověřený podpis. Ověření se nevyžaduje ve třech případech: podepíšete-li ji před zaměstnancem agentury nebo kontaktního místa veřejné správy, podáte-li ji s využitím kvalifikovaného prostředku pro elektronickou identifikaci, nebo ověří-li se vaše identita způsobem, kterým se lze přihlásit do schránky, ke které už přístup máte. Přihlásit se dá i přes bankovní identitu.

Kdy schránku zřídit nelze

Pokud žadatel nemá plnou svéprávnost nebo už schránku má, agentura ho vyrozumí, že ji zřídit nelze. Druhá schránka téhož typu tedy nevznikne.

Pět stavů, které se pletou

Zákon rozlišuje pět různých úkonů a v běžné řeči se zaměňují. Rozdíl mezi nimi má přitom velmi konkrétní následky.

Zřízení a zpřístupnění

Zřízením schránka vznikne, ale doručovat do ní ještě nejde. Agentura vám zašle přístupové údaje do vlastních rukou a schránka je zpřístupněna prvním přihlášením, nejpozději ale patnáctým dnem po dni doručení těch údajů. Právě tenhle automatický patnáctý den lidi překvapuje, protože stačí obálku převzít a nechat ležet.

Znepřístupnění

Týká se celé schránky. Agentura ji znepřístupní ke dni úmrtí, ke dni omezení svéprávnosti, ke dni omezení osobní svobody a u podnikatelů a firem ke dni výmazu z evidence. U schránek zřizovaných na žádost lze o znepřístupnění požádat sám.

Zneplatnění přístupových údajů

Netýká se schránky, ale konkrétních přihlašovacích údajů konkrétní osoby. Agentura je zneplatní neprodleně po oznámení, typicky při ztrátě nebo odcizení, a pošle nové. Zneplatní je také pověřené osobě, které bylo zrušeno pověření, a statutárnímu orgánu, jakmile jím přestane být.

Zrušení

K němu dojde až po třech letech ode dne úmrtí, výmazu podnikatele z evidence nebo zániku právnické osoby. Do té doby schránka existuje dál, jen je znepřístupněná.

Kdo se do schránky dostane

Přístup není jen jeden a rozsah oprávnění rozhoduje o tom, co kdo uvidí.

Oprávněná osoba

U schránky fyzické osoby je to ona sama, u podnikatele tentýž člověk, u právnické osoby statutární orgán nebo jeho člen, u orgánu veřejné moci jeho vedoucí. Rozsah zahrnuje i dokumenty určené do vlastních rukou.

Pověřená osoba

Držitel může určit pověřenou osobu a sám jí stanovit rozsah. K dokumentům do vlastních rukou se ale dostane jen tehdy, když jí to držitel nebo administrátor výslovně umožní. Právě tady vzniká nejčastější provozní problém ve firmách, kdy účetní vidí běžnou poštu, ale ne to podstatné.

Administrátor

Držitel může určit administrátora, který spravuje pověření dalších osob. U větších firem je to praktická nutnost.

Kdo dovnitř nevidí

Údaje v systému jsou neveřejné a ani správce nebo provozovatel nejsou oprávněni do cizích schránek vstupovat. Výjimkou je jen kontaktní adresa zveřejněná se souhlasem držitele.

Zprávy mezi soukromými subjekty

Funkce, kterou většina lidí nezná, je posílání zpráv mezi držiteli schránek navzájem, tedy mimo úřady. Provozně se jí říká poštovní datová zpráva.

Jak funguje

Systém umožňuje dodat dokument z jedné soukromé schránky do jiné zpřístupněné schránky. Je to elektronická obdoba doporučené zásilky a slouží ke komunikaci s ostatními lidmi, živnostníky a firmami, ne s úřady.

Kdo to platí

Za dodání takové zprávy náleží provozovateli odměna a hradí ji ten, z jehož schránky zpráva odešla. Odesílatel může navíc určit, že zaplatí i dodání odpovědi, a existuje i možnost, aby odměnu s jeho souhlasem uhradil někdo jiný. Příjem zpráv je vždy zdarma a odesílání dokumentů úřadům rovněž.

Nastavení u fyzické osoby

Držitel schránky fyzické osoby ji může pro tohle dodávání znepřístupnit. Prakticky to znamená, že dokud si příjem soukromých zpráv nezapnete, nikdo vám tudy nic nedoručí. Řada lidí to zjistí až ve chvíli, kdy jim protistrana tvrdí, že zprávu poslala.

Stejná lhůta jako u úřadů

I u zpráv mezi soukromými subjekty platí desetidenní lhůta pro fikci doručení. Rozdíl je jen v tom, kdo platí, ne v účincích.

Jak dlouho zprávy zůstávají

Rozšířené tvrzení, že zprávy zůstávají devadesát dnů, je neúplné a ta neúplnost může stát důkaz.

Tři různé lhůty

Vyhláška stanoví uložení na devadesát dnů ode dne, kdy se do schránky přihlásila osoba s přístupem k dokumentu, dále devadesát dnů ode dne, kdy bylo do schránky přistoupeno přes spisovou službu nebo jinou aplikaci s certifikátem, a konečně tři roky ode dne dodání zprávy, pokud k žádnému přístupu nedošlo.

Proč na tom záleží

Lhůta se tedy počítá od přihlášení, ne od dodání. Kdo se přihlásí hned, má na stažení devadesát dnů. Kdo se nepřihlásí vůbec, má paradoxně čas tři roky. Zpráva ale zmizí v obou případech a doručena zůstává doručená.

Datový trezor

Zákon umožňuje, aby provozovatel na žádost držitele uložil zprávu déle, a za to mu náleží odměna. Obchodně se tomu říká datový trezor a jde o placenou doplňkovou službu, ne o součást zákonného provozu. Smazané zprávy lze podle provozovatele obnovit v omezeném okně po jejich odstranění.

Co si z toho odnést

Schránka není archiv. Cokoli, co budete potřebovat později, si stáhněte, ideálně i s doručenkou. U dokumentů, které mají obstát za roky, se hodí i časové razítko, jak popisujeme v textu o úrovních elektronického podpisu.

Kdo do schránky doručuje

Obecné pravidlo je jednoduché a přísné. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li adresát zpřístupněnou schránku, orgán veřejné moci mu doručuje do ní.

Zásadní věta

Zákon k tomu dodává, že doručuje-li se tímto způsobem, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí. To je právní důvod, proč vám papírová pošta od úřadů přestane chodit, a není to provozní zvyklost.

Kdo všechno je orgán veřejné moci

Kromě státních orgánů a samospráv sem zákon řadí i osoby, kterým byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy, a výslovně notáře, soudní exekutory a insolvenční správce.

Konkrétně

Soud doručuje do schránky přednostně a doručení jinou cestou nařizuje předseda senátu, teprve když to nejde. Správní orgán postupuje stejně. Správce daně doručuje elektronicky a osobě se zpřístupněnou schránkou právě do ní. Exekutor může doručovat osobně, přes zaměstnance, do schránky nebo poštou. Sociální správa i zdravotní pojišťovny vydávají platební výměry a výkazy nedoplatků a jako orgány veřejné moci spadají pod stejné pravidlo.

Nesymetrie, která se přehlíží

Povinnost elektronicky komunikovat má úřad, ne občan. Vy můžete i nadále psát papírově nebo přes elektronickou podatelnu. Opačným směrem ale volbu nemáte a doručení do schránky snést musíte.

Čeho se lidé nenadějí

Následující body vycházejí přímo ze zákona, ne z anekdot, a jsou to nejčastější zdroje potíží.

Deset dnů běží samo

Dokument dodaný do schránky je doručen okamžikem přihlášení. Když se nikdo nepřihlásí do deseti dnů, považuje se za doručený posledním dnem lhůty a takové doručení má stejné účinky jako do vlastních rukou. Podrobně to rozebíráme v textu o fikci doručení a obraně proti ní.

Schránku nejde vypínat podle nálady

Znepřístupnit schránku na žádost lze, ale byla-li takto znepřístupněna dvakrát za poslední rok, další zpřístupnění je možné nejdřív po uplynutí roku od posledního znepřístupnění. Zapínat a vypínat ji podle toho, jestli zrovna čekáte nepříjemnou zásilku, tedy nejde.

Změna statutárního orgánu vyžaduje krok

Agentura zneplatní přístupové údaje bývalému statutárnímu orgánu až neprodleně poté, co jí to nový statutární orgán nebo administrátor oznámí. Bez oznámení se nestane nic a bývalý jednatel do schránky vidí dál.

Reklamní zprávy jsou přestupek

Rozesílání nevyžádaných obchodních nebo jinak obtěžujících sdělení přes datovou schránku je přestupek, u firem s velmi vysokou horní hranicí pokuty. Schránka tedy není marketingový kanál.

Přihlašování a přístupové údaje

Do schránky se dá dostat dvěma různými cestami a druhá z nich většině lidí zjednoduší život natolik, že papírové údaje už nikdy nepotřebují.

Dvě cesty dovnitř

První jsou přístupové údaje, které vám agentura zašle po zřízení schránky do vlastních rukou. Druhou je přihlášení prostředkem pro elektronickou identifikaci vydaným v rámci kvalifikovaného systému, tedy třeba občankou s čipem, mobilním klíčem nebo bankovní identitou. Zákon obě cesty staví naroveň, takže si můžete vybrat.

Když obálka nedorazí

U schránky zřízené ze zákona lze přístupové údaje převzít na kontaktním místě veřejné správy po ověření totožnosti na počkání. Nemusíte tedy čekat, až vás doručovatel zastihne doma, ani řešit, že se zásilka někde ztratila. Pro živnostníky, kterým schránka vznikla automaticky, je to nejrychlejší cesta.

Když o údaje přijdete

Agentura je zneplatní neprodleně poté, co jí ztrátu nebo odcizení oznámíte, a současně vám zašle nové, opět do vlastních rukou. Zneplatnění se přitom týká jen konkrétních přihlašovacích údajů, ne schránky jako takové, takže do ní mezitím mohou vstupovat ostatní oprávněné osoby a lhůty běží dál.

Podpis nepotřebujete

Úkon učiněný oprávněnou nebo pověřenou osobou prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný. Kdo má schránku, nepotřebuje k podání vůči úřadu žádný certifikát, jak vysvětluje text o tom, čím podepsat podání. Je to nejlevnější a nejspolehlivější způsob elektronické komunikace s veřejnou správou vůbec.

Limity, které se hodí znát

Provozní podrobnosti se v zákoně schovávají do vyhlášky a do cenových předpisů, ale právě o ně se v praxi zakopává nejčastěji.

Velikost zprávy

Maximální velikost datové zprávy dodávané do schránky je sto megabajtů. U běžné korespondence to nevadí, u projektové dokumentace nebo u skenů celého spisu ovšem ano, a pak je nutné zásilku rozdělit na několik zpráv.

Odpovědní datová zpráva

Odesílatel může předem zaplatit i za odpověď, takže příjemce odpovídá bez nákladů na své straně. Tahle možnost ale není časově neomezená, funguje jen v okně devadesáti dnů od dodání původní zprávy do schránky příjemce. Kdo odpoví později, platí sám.

Jak se soukromé zprávy platí

Odesílatel má na výběr ze tří cest. Může mít s provozovatelem uzavřenou smlouvu a platit fakturou, může nechat úhradu na jiném uživateli, který mu odesílání dotuje, nebo si předplatit kredit. U firem bývá běžná první varianta, u jednotlivců spíš ta třetí.

Přehled o tom, co jste odeslali

V klientském portálu si lze zobrazit, které zpoplatněné zprávy schránka ve zvoleném měsíci odeslala, a to zhruba rok a půl zpětně. U firem se to hodí při kontrole nákladů, u jednotlivců při dohledávání, jestli konkrétní podání skutečně odešlo.

Dvě varianty placeného uložení

Delší uchování zpráv se dá pořídit buď smluvně s automatickou obnovou, nebo bez závazku z předplaceného kreditu, který si aktivujete přímo v nastavení schránky. Kapacity se pohybují od desítek zpráv po tisíce, takže si lze vybrat podle toho, kolik korespondence schránkou skutečně projde.

Změna kapacity má svoje okno

Zvýšit kapacitu jde kdykoli, ale snížit ji lze nejdřív patnáct dní před koncem platnosti té stávající, a jen tehdy, když počet uložených zpráv nepřesahuje nově zvolenou kapacitu. Kdo si tedy pořídí velkou kapacitu a schránku nechá zaplnit, nemůže z ní jen tak sestoupit.

Kdo vidí vaši kontaktní adresu

Údaje v systému jsou neveřejné, s jedinou výjimkou. Kontaktní adresa se zveřejnit může, ale jen se souhlasem držitele. Bez něj se z veřejného seznamu držitelů nedozví protistrana nic víc, než že schránku máte, a i tenhle zápis je u fyzických osob dobrovolný.

Když schránku obsluhujete přes cizí aplikaci

Do systému se nemusí chodit jen webovým portálem, existují i programy třetích stran, které schránku načítají do počítače. Zákon s tím počítá a poskytovateli takového rozhraní ukládá roční poplatek odvozený od počtu uživatelských účtů, pro které bylo v daném roce rozhraní využito. Pro uživatele to nic nemění, ale vysvětluje to, proč bývají tyhle aplikace placené, i když je samotná schránka zdarma.

Šest věcí, které si ověřte

Body níž mají smysl bez ohledu na to, jestli schránku máte povinně, nebo dobrovolně.

1. Jestli je schránka opravdu zpřístupněná. Zpřístupní se sama nejpozději patnáctým dnem po doručení přístupových údajů, i když se nikam nepřihlásíte.
2. Že máte zapnuté upozornění na novou zprávu. Bez něj se o dodání nedozvíte a desetidenní lhůta běží dál.
3. Kdo z vašich lidí vidí zásilky do vlastních rukou. Pověřená osoba je nevidí, dokud jí to výslovně nepovolíte.
4. Že si důležité zprávy stahujete. Po devadesáti dnech od přihlášení zmizí a schránka archiv nenahrazuje.
5. Jestli máte zapnutý příjem soukromých zpráv. U schránky fyzické osoby je lze pro tohle dodávání znepřístupnit.
6. Že po změně jednatele proběhlo oznámení. Bez něj zůstávají staré přístupové údaje funkční.

Nejčastější otázky

Musí mít datovou schránku každý

Nemusí. Povinně ji dostávají podnikající fyzické osoby zapsané v zákonem stanovené evidenci, právnické osoby zapsané v registru osob a orgány veřejné moci. Nepodnikající fyzické osobě se zřizuje jen na její vlastní žádost.

Přestane mi chodit papírová pošta

Od úřadů ano. Zákon říká, že doručuje-li se do datové schránky, ustanovení jiných předpisů o způsobu doručení se nepoužijí. Listovní doručení je až náhradní řešení pro případ, že do schránky doručit nelze.

Co se stane, když se do schránky nepřihlásím

Po deseti dnech od dodání se dokument považuje za doručený, i když jste se s ním neseznámili. Takové doručení má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou a od něj běží všechny navazující lhůty.

Jak dlouho zprávy ve schránce zůstávají

Devadesát dnů ode dne, kdy se přihlásila osoba s přístupem k dokumentu. Pokud se nepřihlásí nikdo, je zpráva uložena tři roky ode dne dodání. Delší uložení nabízí provozovatel jako placenou službu.

Můžu schránku zrušit, když ji nechci

Schránku zřízenou na žádost lze na žádost znepřístupnit. Pokud ji ale takto znepřístupníte dvakrát za poslední rok, zpřístupnit ji jde nejdřív po uplynutí roku od posledního znepřístupnění. Zrušení schránky nastává až tři roky po úmrtí, výmazu nebo zániku držitele.

Můžu přes schránku psát i lidem, ne jen úřadům

Ano, slouží k tomu dodávání dokumentů mezi soukromými držiteli, provozně nazývané poštovní datová zpráva. Odesílání je zpoplatněné a platí ho odesílatel, příjem je zdarma. Držitel schránky fyzické osoby si ale musí příjem takových zpráv povolit.

Vidí do mé schránky někdo jiný

Jen ten, komu to umožníte. Údaje v systému jsou neveřejné a ani správce nebo provozovatel nejsou oprávněni do cizích schránek vstupovat. Pověřená osoba vidí jen to, co jí v rozsahu pověření povolíte.

Potřebuju k datové schránce elektronický podpis

Nepotřebujete. Úkon učiněný oprávněnou nebo pověřenou osobou prostřednictvím datové schránky má ze zákona stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný. Certifikát je potřeba jen tehdy, když podání posíláte jinou cestou než ze schránky.

Další krok: Co se stane, když zásilku nevyzvednete, rozebírá text o doručení, o kterém se nedozvíte, a jak převést papír na elektronický dokument, ukazuje článek o autorizované konverzi.

Zdroje: zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, prováděcí vyhláška k němu, občanský soudní řád, správní řád, daňový řád a informace provozovatele systému.