Fakturoid: česká fakturační služba od roku 2009

Fakturoid je česká fakturační služba, která funguje od roku 2009 a kterou dodnes vlastní její zakladatelé Lukáš Konarovský a Jan Korbel. Provozuje ji společnost Fakturoid s. r. o., která nemá stálou kancelář a jejíž lidé pracují na dálku. Za dobu své existence vyrostla z jednotek stovek uživatelů na desetitisíce klientů, kteří přes ni měsíčně vystaví přes 300 tisíc faktur. Základní údaje o službě shrnuje i její heslo na Wikipedii.

Odkud služba pochází

Fakturoid vznikl v roce 2009 a založili ho Lukáš Konarovský a Jan Korbel. Na české poměry jde o dlouhou historii, protože většina konkurenčních nástrojů vznikla později.

Doba vzniku není jen zajímavost. Služba, která na trhu funguje déle než patnáct let, prošla několika generacemi legislativních změn, od zavedení kontrolního hlášení po úpravy pravidel DPH. Každá taková změna vyžadovala úpravu softwaru a nástroje, které je nezvládly, z trhu zmizely.

Ocenění z prvních let

V roce 2010, tedy rok po spuštění, získala služba zvláštní cenu v anketě Křišťálová Lupa. Pro nový projekt to tehdy znamenalo hlavně viditelnost v komunitě, ze které se rekrutovali první uživatelé.

Jak rostla

V roce 2011 měla služba přibližně 1 200 uživatelů, o tři roky později už 11 tisíc. Dnes ji podle provozovatele používají desetitisíce klientů, kteří měsíčně vystaví přes 300 tisíc faktur v objemu přes čtyři miliardy korun.

Trajektorie růstu ukazuje na organické šíření mezi živnostníky a menšími firmami, ne na skokovou expanzi financovanou investorem. To se projevuje i na povaze produktu, který se vyvíjel postupně podle toho, co uživatelé potřebovali.

Firma bez kanceláře

Společnost provozující službu nemá stálou kancelář a všichni její lidé pracují na dálku. V českém prostředí jde stále o výjimku, zvlášť u firmy, která funguje takhle dlouho.

Pro uživatele to nemá přímý dopad na funkčnost, ale vypovídá to o povaze firmy. Distribuovaný tým klade důraz na písemnou komunikaci a dokumentaci, což se obvykle projeví i v kvalitě nápovědy a podpory. Zároveň to znamená, že podpora probíhá elektronicky, ne osobně na pobočce.

Co služba umí

Vedle vystavování faktur umožňuje evidovat náklady, sledovat stav skladu a připravit podklady pro daňové přiznání. Záběr je tedy širší než jen vystavení dokladu.

Evidence nákladů bývá u drobných podnikatelů slabším místem než evidence příjmů. Přijaté doklady se ztrácejí a v lednu pak chybí. Nástroj, který je drží na jednom místě, řeší praktický problém, který se jinak řeší dohledáváním. Co všechno musí evidence obsahovat, popisuje článek o tom, jak se vede daňová evidence OSVČ.

Umělá inteligence pro čtení dokladů

Od roku 2024 nabízí služba funkci pro automatickou extrakci údajů z přijatých faktur. Místo ručního přepisování částek a variabilních symbolů se údaje načtou z dokumentu. U podnikatele s desítkami přijatých dokladů měsíčně jde o citelnou úsporu času, byť výsledek je vždy potřeba zkontrolovat.

Párování plateb z banky

Služba umí automaticky párovat platby s vystavenými fakturami a podporuje většinu českých bank. Přehled o tom, co je zaplacené a co ne, tak vzniká sám.

Bez automatického párování se stav pohledávek zjišťuje ručním porovnáváním výpisu se seznamem faktur. Je to práce, která roste lineárně s počtem dokladů a kterou většina lidí dělá nepravidelně, což znamená, že přehled o penězích mají opožděný. Právě proto je tahle funkce u aktivnějšího podnikání zásadní, ne pohodlná.

Variabilní symbol jako slabé místo

Automatika funguje potud, pokud odběratel zaplatí se správným variabilním symbolem. Chybějící nebo špatný symbol znamená ruční přiřazení. U firemních klientů je to výjimka, u koncových zákazníků častější jev, se kterým je nutné počítat.

Otevřené API a integrace

Ke službě existuje veřejně dokumentované API, jehož třetí verze používá autorizaci přes OAuth 2, a dokumentace je dostupná i na veřejném repozitáři. Právě otevřenost rozhraní patří k tomu, čím se služba odlišuje.

Pro běžného živnostníka je API neviditelné. Význam má u e-shopů a u firem, které chtějí, aby se faktury vystavovaly automaticky z objednávek, a u těch, kdo si nechávají stavět vlastní nástroje na míru. Dostupná dokumentace v takové situaci rozhoduje o tom, jestli je napojení otázka dnů, nebo týdnů.

Katalog hotových napojení

Vedle vlastního API existuje katalog hotových integrací na běžné služby, mimo jiné na e-shopové platformy Shopify a Shoptet, na nástroje pro řízení projektů jako Freelo nebo Trello a na platební systémy typu GoPay a PayPal. Pro většinu uživatelů to znamená, že napojení nevyžaduje programátora.

Napojení na účetní systémy

Službu lze propojit s běžnými českými účetními systémy, například s Pohodou, Money S3 nebo Abra Flexi. Předávání podkladů účetní tak nemusí probíhat posíláním souborů.

Před volbou fakturačního nástroje se proto vyplatí zeptat se účetní, s čím pracuje. Nástroj vybraný bez téhle otázky může účetní práci zkomplikovat a to se projeví v její faktuře. Je to jedna z mála otázek, kterou lze vyřešit jedním telefonátem a která ušetří opakované náklady.

Spolupráce s bankami

Od roku 2018 existuje partnerství s Komerční bankou a v srpnu 2025 byly funkce služby integrovány do aplikace banky Moneta. Fakturace se tak dostává přímo do bankovního rozhraní.

Trend spojování bankovnictví s fakturací dává smysl, protože obojí pracuje se stejnými daty. Podnikatel vidí platbu i doklad na jednom místě a nemusí přepínat mezi aplikacemi. Zároveň to znamená určitou vazbu na konkrétní banku, což je při případné změně banky potřeba zvážit.

Fakturoid a iDoklad vedle sebe

Obě služby řeší stejnou agendu, liší se ale zázemím a filozofií. Následující přehled shrnuje rozdíly, které jsou pro rozhodování podstatné.

Tabulka záměrně neobsahuje ceny, protože se u obou služeb mění a rozhodovat se podle staršího údaje je nespolehlivé. Podrobný rozbor druhé služby najdete v článku o tom, co umí fakturační služba iDoklad.

Proč fakturace přešla do cloudu

Ještě před patnácti lety se faktury běžně psaly v tabulkovém procesoru nebo v desktopovém programu na jednom počítači. Přechod do prohlížeče přinesl tři věci, které se dnes berou jako samozřejmost.

První je přístup odkudkoli, což u lidí pracujících v terénu znamená vystavit doklad hned na místě. Druhou je automatická aktualizace při legislativních změnách, o kterou se uživatel nestará. Třetí je propojitelnost s bankou a dalšími nástroji, která u lokálního programu na disku není možná.

Co se tím naopak ztratilo

Data přestala být fyzicky u uživatele a jsou na serverech provozovatele. To znamená závislost na jeho existenci, na jeho ceníku a na internetovém připojení. Právě proto je u cloudových služeb podstatná otázka exportu dat, která u programu na vlastním disku nedávala smysl.

Tabulka jako fakturační nástroj

Vystavovat faktury v tabulce není nezákonné a u několika dokladů ročně to stačí. Slabinou je hlídání číselné řady, návaznost zálohových faktur na daňové doklady a přehled o tom, co je zaplacené. Právě tyhle tři věci bývají důvodem, proč lidé přecházejí na specializovaný nástroj, ne samotné vystavení dokladu.

Co nástroj řeší u plátce DPH

Plátcovství mění nároky na fakturaci víc než cokoli jiného. Přibývají povinné náležitosti dokladu, pravidelná přiznání a kontrolní hlášení.

Neplátce uvádí na dokladu jméno, sídlo, údaj o zápisu do rejstříku, popis plnění a částku. Plátce k tomu doplňuje DIČ své i odběratele, evidenční číslo daňového dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a výši daně. Kompletní přehled najdete v článku o náležitostech faktury.

Dvě data na jednom dokladu

Datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění nejsou totéž. První říká, kdy doklad vznikl, druhé určuje, do kterého zdaňovacího období daň patří. Software obojí odděluje, u ručně psaných dokladů se to slévá a chyba se pozná až při sestavování přiznání.

Pro koho se hodí

Nejlépe sedne živnostníkovi a menší firmě, která vystavuje desítky dokladů měsíčně a chce mít fakturaci napojenou na další nástroje, které používá. Právě v integracích je její hlavní přidaná hodnota.

Naopak nedává smysl tomu, kdo vystaví pár faktur ročně a vystačí si se šablonou. A nestačí tam, kde je potřeba plnohodnotné účetnictví, protože fakturační nástroj účetní knihy nevede. Rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím je proto první věc, kterou má smysl si ujasnit.

Sedm otázek před volbou fakturačního nástroje

1. Kolik dokladů měsíčně vystavíte? U jednotek stačí šablona, u desítek se software vyplatí.
2. Jste plátce DPH? Plátcovství výrazně zvyšuje nároky na doklad i evidenci.
3. S čím pracuje vaše účetní? Kompatibilita ušetří peníze i nedorozumění.
4. Potřebujete napojení na e-shop? Rozhoduje dostupnost hotové integrace nebo API.
5. Fakturujete opakovaně? Automatická fakturace bývá hlavní přínos.
6. Fakturujete do zahraničí? Ověřte cizí měny a jazykové verze dokladu.
7. Kolik lidí bude do systému vstupovat? Počet uživatelů bývá hlavním rozdílem mezi tarify.

Fakturace do zahraničí

Kdo fakturuje klientům v jiných zemích, potřebuje od nástroje tři věci navíc: cizí měny, jazykové verze dokladu a správné zacházení s DPH. Každá z nich bývá u levnějších tarifů omezená.

U cizí měny je podstatné, jaký kurz se použije a k jakému dni, protože se to promítá do evidence i do daňového základu. U jazykové verze jde o to, aby doklad odběratel v zahraničí vůbec přijal a zaúčtoval. A u DPH nastupuje otázka, zda vám vzniká postavení identifikované osoby.

Přeshraniční plnění mění daňový režim

Poskytnutí služby do jiného státu Evropské unie i přijetí služby ze zahraničí zakládá povinnosti, které se neplátce běžně netýkají. Rozhoduje přitom první transakce, ne obrat. Podrobnosti popisuje článek o tom, kdy se stanete identifikovanou osobou.

Na co si dát pozor

Ceníky a limity tarifů se u cloudových služeb mění, proto je nutné je ověřit přímo u provozovatele. Údaje ze starších recenzí bývají zastaralé.

Druhou věcí je rozsah bezplatné nebo nejnižší varianty. Bývá omezená počtem vystavených dokladů, počtem klientů nebo dostupnými funkcemi, a právě tyhle limity rozhodují, jestli vám nižší tarif bude stačit celý rok, nebo jestli budete v půlce roku přecházet výš.

Export dat jako pojistka

Než do systému nasypete roky dokladů, ověřte si, jak z něj data dostanete ven. Možnost exportu je pojistkou proti uzamčení u jednoho dodavatele a je to otázka, kterou je lepší si položit na začátku než po třech letech.

Archivace zůstává na podnikateli

Doklady je nutné uchovávat po dobu, kdy neskončila lhůta pro vyměření daně, u plátců DPH déle. Cloudová služba to obvykle řeší, ale odpovědnost nese podnikatel. Vlastní záložní kopie jednou ročně proto není přehnaná opatrnost.

Co znamená nezávislost provozovatele

Firma zůstala v rukou zakladatelů, což je v segmentu, kde se menší nástroje pravidelně prodávají větším skupinám, poměrně vzácné. Má to výhody i rizika.

Výhodou je, že směřování produktu neurčuje strategie mateřské skupiny a že nehrozí náhlé sloučení s jiným systémem. Rizikem je menší zázemí: velká skupina snáz ustojí výpadek příjmů nebo velkou legislativní změnu. U služby, která funguje přes patnáct let a je zisková, je ovšem tohle riziko spíš teoretické.

Proč na vlastnické struktuře záleží

U nástroje, ve kterém máte roky dokladů, je podstatné, kdo ho vlastní a jaký má s ním záměr. Akvizice obvykle znamená změnu ceníku, migraci na jinou platformu nebo postupné utlumení produktu ve prospěch vlajkové lodi kupujícího. Není to důvod se rozhodovat jen podle toho, ale je to informace, kterou má smysl znát.

Zabezpečení účtu a dat

Fakturační účet obsahuje kompletní přehled o zákaznících, obratech a bankovním spojení. Z hlediska citlivosti je to srovnatelné s internetovým bankovnictvím, ale zabezpečuje se obvykle výrazně hůř.

Základem je heslo, které nepoužíváte nikde jinde, a dvoufázové ověření, pokud ho služba nabízí. U účtů sdílených s účetní nebo s kolegy platí, že každý má mít vlastní přístup, ne společné heslo. Při odchodu spolupracovníka se pak odebírá jeden účet místo měnění hesla všem.

Přístup přes API vyžaduje vlastní opatrnost

Napojení e-shopu nebo jiné aplikace znamená vydání přístupového oprávnění. Ta se mají pravidelně procházet a rušit u služeb, které už nepoužíváte. Zapomenuté napojení na nástroj, který jste přestali používat před dvěma lety, je zbytečně otevřená cesta k vašim datům.

Jak vypadá měsíc s fakturačním nástrojem

Rutina, kterou takový nástroj vytvoří, je podstatnější než jednotlivé funkce. U dobře nastavené agendy zabere měsíční kolo desítky minut místo celého dne.

Průběžně během měsíce se vystavují doklady a nahrávají přijaté faktury a účtenky. Na začátku dalšího měsíce se zkontroluje spárování plateb, projdou se neuhrazené doklady a rozešlou upomínky. Následuje uzavření období a předání podkladů účetní.

Kontrola před předáním účetní

Než podklady odejdou účetní, vyplatí se projít tři věci: zda jsou všechny vystavené doklady spárované nebo označené jako neuhrazené, zda jsou nahrané všechny přijaté doklady za období a zda u dokladů v cizí měně sedí použitý kurz. Tyhle tři kontroly zaberou pár minut a ušetří dotazy, které by jinak přišly zpětně o týden později.

Nejnáročnější je začátek, ne provoz

Prvních pár týdnů zabere nastavení: šablony dokladů, číselné řady, výchozí splatnost, kontaktní údaje odběratelů a napojení banky. Jakmile je tohle hotové, běžný provoz se scvrkne na několik kliknutí u každého dokladu. Právě proto se nevyplatí měnit nástroj častěji než jednou za několik let.

Kdy a jak přejít z jiného nástroje

Nejvhodnější doba na změnu je přelom roku, protože číselné řady začínají znovu a celý rok zůstane v jednom systému. Usnadní to práci i účetní.

Přechod uprostřed roku možný je, ale znamená, že podklady za jedno období budou ve dvou systémech. Pokud to situace vyžaduje, je vhodné v původním nástroji dokončit všechny rozpracované doklady, hlavně zálohové faktury, ke kterým teprve přijde platba.

Co si připravit před migrací

Seznam odběratelů s fakturačními údaji, nastavení číselných řad, šablony dokladů a přehled otevřených pohledávek. Právě otevřené pohledávky se při migraci nejčastěji ztratí, protože v novém systému nejsou a ve starém se na ně přestane koukat. Jak s nimi dál pracovat, popisuje článek o tom, co dělat s neuhrazenou fakturou.

Co fakturační nástroj nevyřeší

Software vystaví doklad a ohlídá čísla, nenahradí ale rozhodnutí, která má udělat podnikatel. Tři věci zůstávají mimo jeho dosah, i když se v marketingu občas tváří opačně.

První je stanovení ceny. Nástroj spočítá, kolik jste vyfakturovali, ale ne kolik si máte účtovat. Kolik má hodinová sazba pokrýt, rozebírá článek o tom, jak spočítat minimální hodinovou sazbu OSVČ.

Druhou je rozhodnutí, zda uplatňovat skutečné, nebo paušální výdaje. To se odvíjí od struktury nákladů a od toho, kolik administrativy jste ochotni nést, a rozhoduje o tom, jestli evidenci vůbec potřebujete.

A za třetí vymáhání

Upomínku software odešle, dál už ale nejde. Kdo neplatí ani po několika upomínkách, se řeší jinými nástroji než e-mailem z fakturačního systému. Postup od upomínky dál popisuje článek o vymáhání pohledávek po splatnosti. K tomu se hodí mít nastavený i přehled o penězích v čase, který rozebírá text o tom, jak řídit cash flow OSVČ.

Přehled není totéž co plán

Nástroj ukáže, co se stalo. Neřekne, kolik peněz budete potřebovat za tři měsíce a jestli na to máte. Plánování cash flow je samostatná disciplína, kterou fakturační software podpoří daty, ale neudělá ji za vás.

Časté otázky k Fakturoidu

Kdo Fakturoid provozuje?

Společnost Fakturoid s. r. o., kterou vlastní zakladatelé Lukáš Konarovský a Jan Korbel. Firma zůstala nezávislá a nemá stálou kancelář, všichni pracují na dálku.

Od kdy služba funguje?

Od roku 2009. V roce 2011 měla přibližně 1 200 uživatelů, v roce 2014 už 11 tisíc, dnes ji používají desetitisíce klientů.

Kolik faktur se přes ni vystaví?

Podle provozovatele přes 300 tisíc faktur měsíčně v objemu přesahujícím čtyři miliardy korun.

Umí párovat platby z banky?

Ano, automatické párování plateb s fakturami podporuje většinu českých bank. Funguje ale jen tehdy, když odběratel uvede správný variabilní symbol.

Má Fakturoid API?

Ano, veřejně dokumentované. Třetí verze používá autorizaci přes OAuth 2 a dokumentace je dostupná i na veřejném repozitáři.

Na jaké účetní systémy se dá napojit?

Mimo jiné na Pohodu, Money S3 nebo Abra Flexi. Vedle toho existuje katalog integrací na e-shopy, nástroje pro řízení projektů a platební brány.

Je Fakturoid účetní program?

Není. Jde o fakturační službu, která řeší doklady, evidenci nákladů a podklady pro přiznání. Účetnictví se v ní nevede.

Kdy je nejlepší doba na přechod z jiného nástroje?

Přelom roku, protože číselné řady začínají znovu a rok zůstane celý v jednom systému. Před migrací je vhodné dokončit rozpracované zálohové faktury.

Další krok: Než se pro nástroj rozhodnete, zjistěte si, s čím pracuje vaše účetní, a spočítejte, kolik dokladů měsíčně skutečně vystavujete. Pak porovnejte obě hlavní české služby, tedy tuhle a iDoklad od skupiny Seyfor. Ostatní profily shrnuje přehled finančních služeb a aplikací.

Zdroje: veřejně dostupné údaje o službě Fakturoid včetně roku vzniku, zakladatelů, vývoje počtu uživatelů a integrací; dokumentace API provozovatele. Ceník, limity tarifů a aktuální rozsah funkcí je nutné ověřit přímo u provozovatele, protože se v čase mění. Text není doporučením konkrétní služby ani placenou propagací.