iDoklad: co umí česká fakturační služba a komu se hodí

iDoklad je česká online fakturační služba, kterou od roku 2011 provozuje brněnská softwarová skupina Seyfor, dříve známá jako Solitea. Za tu dobu ji podle provozovatele používá přes 300 tisíc zákazníků, což z ní dělá jednu z nejrozšířenějších fakturačních platforem na českém trhu. Sama o sobě není účetním programem, ale nástrojem pro vystavování dokladů, evidenci příjmů a výdajů a předávání podkladů účetní. Tenhle rozdíl rozhoduje o tom, komu se hodí a komu ne. Podrobnosti o službě uvádí provozovatel Seyfor.

Co iDoklad je a co není

iDoklad je fakturační služba, ne účetní program. Rozdíl není akademický a rozhoduje o tom, jestli vám bude stačit, nebo jestli si k němu budete muset pořídit ještě něco dalšího.

Fakturační nástroj řeší doklady: vystaví fakturu, pohlídá její číslování, spočítá DPH, sleduje, co je zaplacené, a vygeneruje podklady. Účetní program proti tomu vede účetní knihy, sestavuje účetní závěrku a pracuje s účtovým rozvrhem. Pro živnostníka, který vede daňovou evidenci a účetnictví vést nemusí, je fakturační nástroj zpravidla dostačující.

Kde je hranice mezi evidencí a účetnictvím

Daňovou evidenci může vést fyzická osoba, která uplatňuje skutečné výdaje podle dokladů. Účetnictví musí vést až ten, komu to ukládá zákon, typicky obchodní společnosti. Než začnete vybírat software, vyplatí se ujasnit, do které skupiny patříte, protože z toho plyne celý zbytek rozhodování. Co všechno musí obsahovat evidence příjmů a výdajů, rozebírá článek o tom, jak se vede daňová evidence OSVČ.

Cloud znamená přístup odkudkoli, ale i závislost

Služba běží v prohlížeči, data jsou na serverech provozovatele. To přináší výhodu v podobě přístupu z libovolného zařízení a v tom, že se nemusíte starat o zálohy ani aktualizace. Zároveň to znamená závislost na provozovateli a na internetovém připojení. Kdo chce mít data fyzicky u sebe, musí sáhnout po desktopovém programu.

Kdo za službou stojí

Provozovatelem je Seyfor, a. s., česká softwarová skupina se sídlem v Brně, která do prosince 2022 vystupovala pod názvem Solitea. Historie firmy sahá k společnosti Cígler Software založené v roce 1990.

Pro uživatele to má praktický význam ze dvou důvodů. Za prvé nejde o start-up, u kterého by hrozilo, že za dva roky skončí, což je u nástroje držícího vaše doklady podstatné. Za druhé je iDoklad součástí širšího portfolia účetních a podnikových systémů, takže existuje cesta, jak z něj přejít výš, když firma poroste.

Změna názvu z Solitea na Seyfor

Přejmenování proběhlo k 1. prosinci 2022 a šlo o změnu obchodního názvu, ne o prodej služby jinému vlastníkovi. Starší návody a recenze proto mluví o Solitee, přestože jde o stejnou firmu. Když narazíte na oba názvy, nejde o dva různé produkty.

Vystavování dokladů

Vedle běžné faktury umí služba vystavit cenovou nabídku, zálohovou fakturu i doklad k přijaté platbě. Právě zálohové faktury bývají důvodem, proč lidé přecházejí z tabulek na specializovaný nástroj.

Zálohová faktura totiž není daňovým dokladem a po přijetí platby na ni navazuje doklad další. Ruční hlídání téhle posloupnosti je zdrojem chyb, které se projeví až při kontrole. Software tuhle vazbu drží sám.

Číslování a číselné řady

Nástroj hlídá souvislost číselné řady, což u ručního vystavování bývá slabé místo. Duplicitní nebo přeskočené číslo komplikuje párování plateb i případnou kontrolu. Číselné řady lze zpravidla nastavit podle roku, což usnadňuje orientaci ve starších dokladech.

Výpočet DPH a náležitosti dokladu

Program počítá daň a doplňuje povinné náležitosti, které se u plátce a neplátce liší. Neplátce DPH na dokladu neuvádí a nesmí ji vyčíslit, plátce naopak musí doplnit DIČ, datum uskutečnění plnění, základ daně a její výši. Kompletní přehled toho, co na dokladu být musí, najdete v článku o náležitostech faktury.

Napojení na banku a párování plateb

Služba se propojuje s bankovními účty a spáruje došlé platby s vystavenými fakturami. Tohle je funkce, která u aktivnějšího podnikání ušetří nejvíc času.

Bez ní se stav pohledávek zjišťuje ručním porovnáváním výpisu se seznamem faktur, což je práce, která roste s počtem dokladů. S napojením systém označí zaplacené faktury sám a zbytek zůstane viditelně otevřený.

Proč na párování záleží víc, než se zdá

Přehled o neuhrazených fakturách není jen administrativní komfort, ale základ pro řízení peněz. Podnikatel, který nemá přehled o pohledávkách, plánuje podle fakturovaných částek místo podle skutečně přijatých, což je nejrychlejší cesta k výpadku hotovosti. Jak si nastavit přehled o penězích v čase, popisuje článek o tom, jak řídit cash flow OSVČ.

Variabilní symbol jako spojka

Automatické párování stojí na tom, že odběratel zaplatí se správným variabilním symbolem. Když ho vynechá nebo splete, systém platbu nespáruje a je nutné ji přiřadit ručně. U firemních odběratelů to bývá výjimka, u drobných zákazníků pravidlo.

Upomínky a hlídání splatnosti

Nástroj umí rozeslat automatické upomínky odběratelům, kteří nezaplatili včas. Odpadá tím nepříjemná část práce, kterou většina podnikatelů odkládá.

Automatická upomínka má výhodu i v tom, že je neosobní. Nejde o to, že by si vystavovatel na dlužníka vzpomněl, ale o rutinu systému, což vztah se zákazníkem zatěžuje méně. U opakovaných prodlení je ale nutné přejít od upomínek k důraznějšímu postupu, který popisuje článek o tom, jak řešit neuhrazenou fakturu.

Datum splatnosti a prodlení

Aby upomínka dávala smysl, musí být na faktuře uvedená splatnost. Není sice povinnou náležitostí, ale bez ní se hůř prokazuje, odkdy je odběratel v prodlení. Nastavení výchozí splatnosti v šabloně dokladu je proto první věc, kterou má smysl po registraci projít.

Opakované faktury a předplatné

Systém umí vystavovat pravidelné faktury automaticky. Pro podnikatele s předplatným, paušály nebo dlouhodobými smlouvami to znamená, že se měsíční fakturace vyřeší sama.

Je to funkce, která se pozná až po několika měsících. Ruční vystavování dvaceti stejných faktik každý první den v měsíci není náročné jednorázově, ale ročně jde o dvě stě čtyřicet dokladů, u nichž stačí jednou zapomenout a příjem se posune o měsíc.

Spolupráce s účetní

iDoklad umožňuje napojení na software externí účetní a generování výkazů pro daňové přiznání. Předávání podkladů tak nemusí probíhat posíláním souborů e-mailem.

Praktická podoba spolupráce se liší podle toho, co používá vaše účetní. Před rozhodnutím se proto vyplatí zeptat se jí, s čím pracuje. Software, který si vyberete sami bez téhle otázky, může účetní práci zkomplikovat, a to se projeví v její faktuře.

Přístup pro účetní jako samostatný uživatel

Řada tarifů umožňuje přidat další uživatele, což znamená, že účetní může do systému nahlížet přímo. Odpadá tím kolo posílání dokladů a hlavně riziko, že se něco cestou ztratí. Kolik uživatelů tarif dovoluje, je jedním z hlavních rozdílů mezi variantami.

Mobilní aplikace a doklady z terénu

Vedle webového rozhraní existuje mobilní aplikace pro iOS i Android. Faktura se tak dá vystavit přímo u zákazníka, což u řemesel a služeb zkracuje dobu do zaplacení.

Vedle toho existuje napojení na pokladní aplikaci, které řeší hotovostní prodej. Pro podnikatele kombinujícího fakturaci s prodejem na místě to znamená jeden systém místo dvou oddělených evidencí.

Vyfocení účtenky jako výdajového dokladu

Evidence výdajů bývá slabším místem než evidence příjmů, protože účtenky se ztrácejí a blednou. Možnost pořídit doklad fotoaparátem hned na místě řeší praktický problém, který se jinak řeší až v lednu při dohledávání, co vlastně bylo v květnu koupeno.

Napojení na další systémy a API

Ke službě existuje veřejně dostupné API a SDK, takže se dá napojit na e-shop nebo interní systém. Provozovatel k němu udržuje vývojářskou dokumentaci.

Pro běžného živnostníka je to funkce, kterou nikdy nepoužije. Význam má u e-shopů a u firem, které chtějí, aby se doklady vystavovaly automaticky na základě objednávky. Právě existence API bývá důvodem, proč si firma vybere zavedenější nástroj před menším.

Provázanost s podnikovými systémy Seyfor

Protože je iDoklad součástí širšího portfolia, existuje cesta k přechodu na komplexnější účetní a podnikové systémy téhož výrobce. Pro rostoucí firmu to snižuje náklady na migraci, protože nemění dodavatele, jen produkt.

Pro koho se hodí a pro koho ne

Nejlépe sedne živnostníkovi a menší firmě, která vystavuje řádově desítky dokladů měsíčně a účetnictví řeší přes externí účetní. V téhle situaci pokrývá prakticky celou agendu.

Naopak nedává smysl tam, kde je fakturace okrajová. Kdo vystaví tři faktury ročně, vystačí si s tabulkou a šablonou. A nestačí tam, kde je potřeba plnohodnotné účetnictví, skladové hospodářství nebo složitější výroba, protože na to jsou určené jiné kategorie systémů.

Sedm otázek, které rozhodnou o volbě fakturačního nástroje

1. Kolik dokladů měsíčně vystavíte? U jednotek stačí šablona, u desítek se software vyplatí.
2. Jste plátce DPH? Plátcovství výrazně zvyšuje nároky na doklad i evidenci.
3. S čím pracuje vaše účetní? Kompatibilita ušetří peníze i nedorozumění.
4. Fakturujete opakovaně stejným klientům? Pak je automatická fakturace hlavní přínos.
5. Potřebujete vystavovat v terénu? Rozhoduje kvalita mobilní aplikace.
6. Fakturujete do zahraničí? Ověřte podporu cizích měn a jazykových verzí dokladu.
7. Kolik lidí bude do systému vstupovat? Počet uživatelů bývá hlavním rozdílem mezi tarify.

Čím se liší od konkurence

Hlavní odlišností je zázemí velké softwarové skupiny a napojení na její podnikové systémy. Konkurenční nástroje bývají menší a soustředí se výhradně na fakturaci.

Z toho plyne obvyklý kompromis. Menší nástroje bývají svižnější a jednodušší na ovládání, protože nemusí obsluhovat tolik případů užití. Nástroj ze širokého portfolia zase nabízí víc možností a cestu k růstu, za cenu složitějšího prostředí. Hlavního českého konkurenta rozebírá článek o tom, co umí fakturační služba Fakturoid.

Srovnávat se má podle vlastního provozu, ne podle seznamu funkcí

Seznamy funkcí svádějí k volbě toho nástroje, který jich má nejvíc. Prakticky ale rozhoduje jen těch pět nebo šest, které skutečně použijete. Rozumnější postup je sepsat si vlastní agendu, tedy co a jak často vystavujete, a teprve podle ní porovnávat.

Na co si dát pozor

Ceníky a limity tarifů se u cloudových služeb mění, proto je nutné je ověřit přímo u provozovatele. Údaje ze starších recenzí bývají zastaralé a rozhodovat se podle nich je riskantní.

Druhou věcí je rozsah bezplatné varianty. Bývá omezená počtem dokladů, počtem uživatelů nebo dostupnými funkcemi, a právě tyhle limity rozhodují o tom, jestli vám zdarma verze bude stačit, nebo jestli jde jen o zkušební režim.

Export dat pro případ odchodu

Před tím, než do systému nasypete roky dokladů, je rozumné ověřit, jak z něj data dostanete ven. Možnost exportu je pojistkou proti tomu, že se ocitnete zamčení u jednoho dodavatele. U doslova všech cloudových služeb je to otázka, kterou je lepší si položit na začátku než po třech letech.

Archivace dokladů

Doklady je nutné uchovávat po dobu, kdy neskončila lhůta pro vyměření daně, u plátců DPH déle. Cloudová služba to obvykle řeší sama, ale odpovědnost zůstává na podnikateli. Vlastní záložní kopie pro případ ukončení služby proto není přehnaná opatrnost.

Jak vypadá přechod z jiného nástroje

Nejvhodnější doba na změnu fakturačního systému je přelom roku. Číselné řady začínají znovu a rok zůstane celý v jednom nástroji, což usnadní i práci účetní.

Přechod uprostřed roku není nemožný, ale znamená, že podklady za jedno období budou ve dvou systémech. Pokud to situace vyžaduje, je vhodné dokončit v původním nástroji všechny rozpracované doklady, zejména zálohové faktury, ke kterým teprve přijde platba.

Co si připravit před migrací

Seznam odběratelů s fakturačními údaji, nastavení číselných řad, šablony dokladů a přehled otevřených pohledávek. Právě otevřené pohledávky se při migraci nejčastěji ztratí, protože v novém systému nejsou a ve starém se na ně přestane koukat.

Co porovnávat u fakturačních nástrojů

Rozhodování usnadní, když si kritéria seřadíte podle vlastního provozu, ne podle marketingových seznamů. Následující tabulka shrnuje, co má u fakturačního nástroje smysl porovnávat a proč na tom záleží.

Tabulka záměrně neobsahuje ceny. U cloudových služeb se mění a rozhodovat se podle čísla ze starší recenze je nespolehlivé. Cena navíc bývá až druhotné kritérium: rozdíl mezi tarify je řádově stokoruny měsíčně, zatímco špatně zvolený nástroj stojí hodiny práce.

Zkušební provoz řekne víc než recenze

Většina služeb nabízí bezplatnou variantu nebo zkušební období. Nejrychlejší cesta k rozhodnutí je vystavit v každém kandidátovi tři reálné doklady, které běžně vystavujete, a podívat se, kolik kroků to zabralo. Rozdíl v ovládání se pozná během deseti minut, zatímco ze seznamu funkcí ho nevyčtete.

Fakturace u plátce DPH

Plátcovství mění nároky na fakturační nástroj víc než jakákoli jiná okolnost. Přibývá povinné náležitosti dokladu, pravidelná přiznání a kontrolní hlášení.

Neplátce vystaví doklad se jménem, sídlem, údajem o zápisu do rejstříku, popisem plnění a částkou. Plátce k tomu doplňuje DIČ své i odběratele, evidenční číslo daňového dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu a výši daně. Ruční hlídání téhle sady je zdrojem chyb, které se projeví až při kontrole.

Kdy plátcovství vůbec nastane

Povinná registrace se váže na překročení zákonného obratu, který se od roku 2025 sleduje za celý kalendářní rok. Vedle toho existuje status identifikované osoby, do kterého podnikatel spadne první přeshraniční transakcí bez ohledu na obrat. Podmínky obou situací rozebírá článek o tom, kdy vzniká povinnost registrovat se k DPH.

Datum uskutečnění plnění není datum vystavení

Dvojice dat na dokladu plátce bývá pravidelným zdrojem nejasností. Datum vystavení říká, kdy doklad vznikl, datum uskutečnění zdanitelného plnění určuje, do kterého období daň patří. Software obojí odděluje, u ručně psaných dokladů se to slévá a chyba se pozná až při sestavování přiznání.

Kde jsou vaše doklady uložené

U cloudové služby jsou data na serverech provozovatele, ne ve vašem počítači. Odpovědnost za uchování dokladů ale zůstává na podnikateli, ne na dodavateli softwaru.

Doklady je nutné uchovávat po dobu, kdy neskončila lhůta pro vyměření daně, u plátců DPH platí lhůta delší. Cloudová služba to obvykle zajišťuje sama, jenže tahle jistota platí jen tak dlouho, dokud trvá smluvní vztah. Po jeho ukončení může přístup k datům skončit.

Vlastní kopie jednou za rok

Rozumným zvykem je jednou ročně stáhnout kompletní export dokladů a uložit ho mimo službu. Není to nedůvěra k provozovateli, ale stejná opatrnost jako záloha fotek. Trvá to několik minut a řeší situaci, na kterou nikdo nechce myslet dopředu.

Přístupové údaje a jejich ochrana

Účet ve fakturační službě obsahuje kompletní přehled o vašich zákaznících, obratech a bankovním spojení. Zabezpečení účtu je proto stejně důležité jako zabezpečení internetového bankovnictví: silné heslo, které nepoužíváte jinde, a dvoufázové ověření tam, kde je k dispozici.

Časté otázky k iDokladu

Kdo provozuje iDoklad?

Společnost Seyfor, a. s., česká softwarová skupina se sídlem v Brně, která do prosince 2022 vystupovala pod názvem Solitea. Historie firmy navazuje na společnost Cígler Software založenou v roce 1990.

Od kdy iDoklad funguje?

V České republice byl spuštěn v březnu 2011, v květnu téhož roku i na Slovensku. Podle provozovatele ho využívá přes 300 tisíc zákazníků.

Je iDoklad účetní program?

Není. Jde o fakturační službu, která řeší doklady a evidenci příjmů a výdajů. Účetnictví se v ní nevede, podklady se předávají účetní.

Umí spárovat platby z banky?

Ano, umožňuje propojení s bankovními účty a spárování došlých plateb s vystavenými fakturami. Automatické párování ale stojí na správně uvedeném variabilním symbolu.

Existuje mobilní aplikace?

Ano, pro iOS i Android. Vedle toho existuje napojení na pokladní aplikaci pro hotovostní prodej.

Má iDoklad bezplatnou variantu?

Provozovatel nabízí několik tarifů včetně bezplatné varianty. Její limity je nutné ověřit přímo u provozovatele, protože se mění.

Dá se napojit na e-shop?

Ano, ke službě existuje veřejně dostupné API a SDK s vývojářskou dokumentací, takže lze vystavování dokladů automatizovat.

Kdy je nejlepší doba na přechod z jiného nástroje?

Přelom roku, protože číselné řady začínají znovu a celý rok zůstane v jednom systému. Před migrací je vhodné dokončit rozpracované zálohové faktury.

Další krok: Než se pro jakýkoli fakturační nástroj rozhodnete, sepište si, kolik dokladů měsíčně vystavujete a zda jste plátce DPH, protože právě to určí, co skutečně potřebujete. Pak se hodí projít, jak má vypadat evidence příjmů a výdajů, kterou vám software pomůže vést. Přehled dalších zpracovaných služeb najdete v rozcestníku finančních aplikací.

Zdroje: Seyfor, a. s., oficiální stránky služby iDoklad; veřejné informace o změně obchodního názvu Solitea na Seyfor. Ceník, limity tarifů a aktuální rozsah funkcí je nutné ověřit přímo u provozovatele, protože se v čase mění. Text není doporučením konkrétní služby ani placenou propagací.