Náležitosti faktury: co na ní musí být u neplátce i plátce DPH

Občanský zákoník žádný seznam náležitostí faktury nemá. Slovo faktura se v něm objevuje třikrát, a to jen v souvislosti se splatností. Povinné údaje plynou odjinud: z pravidel pro obchodní listiny, ze zákona o dani z přidané hodnoty a u toho, kdo vede účetnictví, ještě ze zákona o účetnictví. Podle toho, do které z těchto skupin podnikatel patří, se rozsah povinných údajů liší od tří položek až po víc než deset. Následující text ukazuje, co musí být na faktuře v jakém případě, co je jen zvyk, a co se stane, když údaj chybí.

Ve zkratce

Rozsah povinných údajů se řídí tím, kdo fakturu vystavuje. Tabulka ukazuje, který předpis co ukládá.

Každý podnikatel	jméno, sídlo, údaj o zápisu, identifikující údaj
Zdroj	paragraf 435 občanského zákoníku
Firma v obchodním rejstříku	navíc rejstříkový soud, oddíl a vložka
Živnostník	údaj o zápisu do jiné evidence, tedy živnostenského rejstříku
Plátce DPH	dvanáct údajů podle paragrafu 29 zákona o DPH
Lhůta na vystavení	patnáct dnů od vzniku povinnosti přiznat daň
Účetní jednotka	navíc dva podpisové záznamy podle zákona o účetnictví
Razítko a podpis	povinné nejsou nikde
Splatnost mezi podnikateli	třicet dnů, pokud si strany neujednají jinak
Uchování	daňový doklad deset let, účetní doklad pět let

Co ukládá každému podnikateli občanský zákoník

Faktura je obchodní listina a povinnosti k ní se vážou k podnikateli, ne k dokladu. Paragraf 435 občanského zákoníku ukládá uvádět na obchodních listinách jméno a sídlo, a byl-li podnikateli přidělen identifikující údaj, tedy zpravidla identifikační číslo osoby, tak i ten. To platí bez ohledu na obor, velikost i na to, jestli je podnikatel plátcem DPH.

Tři skupiny podle toho, kde je podnikatel zapsán

Zákon rozlišuje tři situace. Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvádí údaj o tomto zápisu včetně oddílu a vložky. Podnikatel zapsaný v jiném veřejném rejstříku uvádí údaj o svém zápisu do něj, ale oddíl ani vložku po něm zákon nežádá. A podnikatel nezapsaný ve veřejném rejstříku uvádí údaj o svém zápisu do jiné evidence.

Proč živnostník patří do třetí skupiny

Veřejnými rejstříky jsou spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností. Živnostenský rejstřík mezi nimi není, je to informační systém veřejné správy podle živnostenského zákona. Živnostník proto uvádí údaj o zápisu do jiné evidence, a to je právě zápis v živnostenském rejstříku. Formulaci zákon nepředepisuje, stačí věta, ze které je zřejmé, kde je podnikatel evidován. Kdo teprve začíná, najde souvislosti v textu o tom, jak se ohlašuje živnost.

Co znamená oddíl a vložka

Rejstříkový soud vede pro každou zapsanou osobu zvláštní vložku. Označení rejstříkového spisu, tedy kombinace soudu, oddílu a vložky, se označuje jako spisová značka. Údaj o zápisu proto tvoří tři složky, ne jen číslo vložky. Na fakturách drobných společností tenhle údaj chybí nejčastěji ze všech.

Co na obchodní listině být nemusí

Občanský zákoník nepožaduje telefon, e-mail, bankovní spojení, číslo faktury ani datum splatnosti. Uvést je lze, pokud nevyvolávají klamavý dojem, povinné ale nejsou. Že se bez čísla účtu faktura těžko platí, je věc praxe, ne zákona.

Co navíc musí plátce DPH

U plátce se rozsah povinných údajů zhruba ztrojnásobí. Zákon o DPH v paragrafu 29 vypočítává dvanáct položek, které běžný daňový doklad musí obsahovat.

Dvanáct povinných údajů

Jsou to označení osoby, která plnění uskutečňuje, a její daňové identifikační číslo; označení příjemce a jeho daňové identifikační číslo; evidenční číslo dokladu; rozsah a předmět plnění; den vystavení; den uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, pokud se liší od dne vystavení; jednotková cena bez daně a sleva, není-li v ní obsažena; základ daně; sazba daně; a výše daně, která se vždy uvádí v české měně.

Kdy doklad vystavit musí

Povinnost vzniká při dodání zboží nebo poskytnutí služby osobě povinné k dani nebo právnické osobě nepovinné k dani, při prodeji zboží na dálku do tuzemska, při dodání zboží do jiného členského státu osvobozeného od daně s nárokem na odpočet a při přijetí úplaty, vznikla-li před uskutečněním plnění povinnost přiznat daň. Při prodeji běžnému spotřebiteli, který není podnikatelem, tedy plátce zákonnou povinnost vystavit daňový doklad nemá.

Patnáctidenní lhůta

Doklad musí být vystaven do patnácti dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění. U přeshraničních plnění a u souhrnného dokladu se lhůta počítá do patnácti dnů od konce kalendářního měsíce. Vystavitel navíc musí vynaložit úsilí, které po něm lze rozumně požadovat, aby se doklad dostal k příjemci. Za správnost údajů i za včasné vystavení odpovídá vždy ten, kdo plnění uskutečňuje, ne příjemce.

Zjednodušený daňový doklad

Do částky, kterou zákon stanoví jako horní hranici celkového plnění, lze vystavit zjednodušený doklad. Ten nemusí obsahovat označení a daňové identifikační číslo příjemce, jednotkovou cenu, základ daně ani výši daně, musí ale uvádět celkovou částku. Nelze ho použít u dodání zboží do jiného členského státu osvobozeného od daně s nárokem na odpočet, u prodeje zboží na dálku, v režimu přenesení daňové povinnosti a u tabákových výrobků prodávaných za jiné než pevné ceny.

Neplátce daň vyčíslit nesmí

Kdo vystaví doklad a uvede na něm daň, je povinen ji přiznat, i když plátcem není. Příjemci přitom nárok na odpočet nevzniká. Chyba tak má přímý finanční dopad na obě strany. Zákon dává cestu zpět přes opravu, ale je to řízení navíc. Pravidla pro fakturaci do zahraničí rozebírá text o fakturaci přes zahraniční platformy a DPH.

Účetní doklad je něco jiného než daňový

Jde o dva různé instituty ze dvou různých zákonů, které se na jednom papíře běžně potkají. Zákon o účetnictví to výslovně předpokládá: daňový doklad lze použít jako účetní záznam, pokud splňuje požadavky kladené na účetní záznamy.

Co musí obsahovat účetní doklad

Označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo cenu za měrnou jednotku s vyjádřením množství, okamžik vyhotovení, okamžik uskutečnění účetního případu, pokud se liší, a dva podpisové záznamy: osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění zachycovaných skutečností.

Kdo účetnictví vede

Účetní jednotkou je každá právnická osoba se sídlem v Česku, fyzická osoba zapsaná jako podnikatel v obchodním rejstříku a fyzická osoba, jejíž obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl zákonem stanovenou hranici. Kdo se stane účetní jednotkou, začíná vést účetnictví od prvního dne účetního období následujícího po roce, ve kterém se jí stal, a s výjimkou ukončení činnosti může vedení ukončit nejdříve po pěti po sobě jdoucích účetních obdobích.

Koho se to netýká

Podnikající fyzická osoba, která není zapsána v obchodním rejstříku a obratovou hranici nepřekročila, účetnictví vést nemusí. Pro daňové účely vede daňovou evidenci, tedy evidenci příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně a evidenci majetku a dluhů. Náležitosti dokladů zákon o daních z příjmů pro tuhle skupinu nestanoví vůbec. Jak se evidence vede prakticky, popisuje článek o daňové evidenci OSVČ.

Razítko a podpis povinné nejsou

Ani jeden z uvedených předpisů razítko ani podpis vystavitele nepožaduje. Zákon o DPH podpis nezmiňuje vůbec, občanský zákoník u obchodní listiny také ne. Jediné podpisové záznamy zná zákon o účetnictví, a ty se týkají účetního dokladu uvnitř účetní jednotky, ne dokladu odeslaného odběrateli.

Proč to odběratelé přesto chtějí

Jde o zvyklost z doby papírových dokladů, která přežila do elektronické fakturace. Právní nárok na razítko odběratel nemá, spor o něj ale bývá dražší než razítko samo. U konzervativnějších zákazníků se proto vyplatí je připojit, aniž by to cokoli znamenalo právně.

Splatnost a co se stane bez ní

Datum splatnosti mezi povinné náležitosti nepatří, ale to neznamená, že bez něj faktura termín nemá. U vztahů mezi podnikateli zákon termín doplní sám.

Třicet dnů mezi podnikateli

Je-li obsahem vzájemného závazku podnikatelů povinnost dodat zboží nebo poskytnout službu za úplatu, je cena splatná do třiceti dnů ode dne, kdy byla dlužníku doručena faktura nebo jiná výzva podobné povahy. Nelze-li den doručení faktury určit, běží lhůta ode dne dodání zboží nebo poskytnutí služby. Totéž pravidlo platí i pro závazky mezi podnikatelem a veřejným zadavatelem.

Šedesát dnů jako strop

Delší splatnost než šedesát dnů lze sjednat jen tehdy, je-li to výslovně ujednáno a není-li to pro věřitele zvláště nevýhodné. Ujednání, které se od zákona odchýlí tak, že je pro věřitele zvláště nevýhodné, je neplatné. Vyloučení práva na úrok z prodlení se za zvláště nevýhodné považuje přímo ze zákona.

Úrok z prodlení a paušální náhrada

Výši zákonného úroku z prodlení stanoví nařízení vlády a odvíjí se od repo sazby České národní banky platné pro první den kalendářního pololetí, ve kterém prodlení nastalo, zvýšené o pevný počet procentních bodů. Sazba se tedy zafixuje podle začátku pololetí a po celou dobu daného prodlení se nemění. Vedle úroku má věřitel ve vztazích mezi podnikateli právo na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním každé pohledávky, jejíž minimální výši rovněž stanoví nařízení vlády. Vyšší skutečně vynaložené náklady tím nejsou vyloučené. Jak postupovat u dokladu po splatnosti, rozebírá text o neuhrazené faktuře.

Elektronická faktura

Zákon o DPH klade listinnou a elektronickou podobu na roveň a pro elektronickou nepřidává jediný povinný údaj navíc. Doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je elektronicky vystaven a zároveň elektronicky obdržen.

Souhlas příjemce je podmínka

S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Formu ani výslovnost souhlasu zákon nepředepisuje. V praxi to znamená mít souhlas alespoň v takové podobě, aby šel doložit, typicky ve smlouvě nebo v obchodních podmínkách. Výjimka platí u veřejných zakázek, kde zadavatel nesmí odmítnout elektronickou fakturu z důvodu formátu odpovídajícího evropskému standardu.

Elektronický podpis povinný není

Od vystavení do konce doby uchování musí být u dokladu zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Toho lze dosáhnout kontrolními mechanismy procesů, které vytvářejí spolehlivou vazbu mezi dokladem a daným plněním, tedy třeba propojením objednávky, dodacího listu, faktury a bankovního výpisu. Vedle toho zákon nabízí uznávaný elektronický podpis, uznávanou elektronickou pečeť a elektronickou výměnu informací. Jsou to alternativy, ne povinnost. Rozdíly mezi úrovněmi rozebírá text o elektronickém podpisu.

Převod mezi podobami

Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické i naopak. Při elektronickém uchovávání musí být elektronicky uchovávána i data zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Kdy je potřeba postup se zákonnými účinky, popisuje článek o autorizované konverzi dokumentů.

Opravy: zákon nezná storno ani dobropis

Slova storno, dobropis ani vrubopis se v zákoně o DPH ani v zákoně o účetnictví nevyskytují. Zákon pracuje výhradně s pojmy oprava základu daně, oprava výše daně a opravný daňový doklad.

Oprava základu daně

Plátce základ daně opraví, nastala-li po uskutečnění plnění skutečnost, na jejímž základě se základ daně mění, nebo změnila-li se před uskutečněním plnění výše přijaté úplaty. Oprava se považuje za samostatné zdanitelné plnění uskutečněné dnem, kdy nastaly rozhodné skutečnosti. Nepromítá se tedy zpětně do původního období, ale do toho, ve kterém k opravě došlo. Opravný doklad je nutné vystavit do patnácti dnů od tohoto dne.

Opravný doklad uvádí rozdíly, ne nové částky

Vedle označení a daňových identifikačních čísel obou stran musí obsahovat evidenční číslo původního dokladu, vlastní evidenční číslo, důvod opravy a tři rozdíly: mezi opraveným a původním základem daně, mezi opravenou a původní daní a mezi opravenou a původní celkovou částkou. Právě proto nejde o nový doklad na plnou částku.

Kde je rozdíl proti stornu

Storno v praxi znamená zrušení dokladu dřív, než měl daňové účinky. Jakmile účinky nastaly, cestu zrušit doklad zákon nezná a jedinou možností je oprava. Účetní záznam navíc nelze prostě odstranit, protože účetnictví musí být správné, úplné, průkazné a trvalé. Vada v údaji, který nemá vliv na základ ani na výši daně, například překlep v adrese, se opravou podle zákona o DPH neřeší, protože ta se týká jen daňových veličin.

Jak dlouho doklady schovávat

Tentýž papír má dvě různé lhůty podle toho, jakou roli plní. To je nejčastější zdroj nedorozumění.

Deset let jako daňový doklad

Daňové doklady se uchovávají deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Lhůta se tedy nepočítá ode dne vystavení. Uchovatel se sídlem v tuzemsku je uchovává v tuzemsku, ledaže je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup; uchovávání mimo tuzemsko je nutné předem oznámit správci daně.

Pět let jako účetní doklad

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány a inventurní soupisy se uchovávají pět let od konce účetního období, kterého se týkají. Účetní závěrka a výroční zpráva deset let. Vztahuje-li se záznam k nezaplacené pohledávce nebo nesplněnému závazku, uchovává se do konce prvního účetního období následujícího po tom, ve kterém došlo k zaplacení nebo splnění.

Co z toho plyne prakticky

Povinnosti platí souběžně, každá podle svého předpisu, takže rozhodující je vždy ta delší. U plátce DPH to znamená deset let, i když jako účetní doklad by stačilo pět. Kdo vede daňovou evidenci, uchovává ji za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Ta činí tři roky, prodlužuje se při vyjmenovaných úkonech a končí nejpozději uplynutím deseti let od svého počátku.

Když náležitost chybí

Chybějící údaj pohledávku neruší. V žádném z uvedených předpisů není ustanovení, které by vadu faktury spojovalo se zánikem nebo nevymahatelností dluhu. Pohledávka vzniká ze závazku, ne z faktury, a zákon s fakturou zachází jako s jednou z možných forem výzvy k plnění. Nelze-li den jejího doručení určit, běží splatnost od dodání zboží nebo poskytnutí služby.

Odpočet daně a přesun důkazního břemene

Pro uplatnění nároku na odpočet musí plátce mít daňový doklad. Neobsahuje-li ale doklad všechny předepsané náležitosti, lze nárok prokázat jiným způsobem. Chybějící údaj tedy odpočet automaticky neruší, přesouvá ale důkazní břemeno na příjemce, který musí uskutečnění plnění doložit jinak.

Chyba ve výši daně jde vždy k tíži příjemce

Je-li na dokladu daň vyšší, než má být, lze uplatnit odpočet jen ve výši odpovídající zákonné dani. Je-li nižší, lze uplatnit odpočet jen ve výši uvedené na dokladu. Ať se vystavitel splete kterýmkoli směrem, doplácí na to odběratel.

Sankce

Za nesplnění evidenční povinnosti stanovené daňovým zákonem může správce daně uložit pokutu, obdobně za nevyhovění výzvě ke splnění procesní povinnosti nepeněžité povahy. U účetních jednotek se pokuty za nesprávné vedení účetnictví a za neuschování záznamů určují procentem z hodnoty aktiv celkem, ne pevnou částkou, takže u větších subjektů jde o vysoké stropy.

Osm údajů, které na faktuře chybí nejčastěji

1. Údaj o zápisu do rejstříku nebo jiné evidence. Zákonná povinnost každého podnikatele, na fakturách drobných živnostníků chybí nejčastěji ze všeho.
2. Oddíl a vložka u firmy. Samotné číslo vložky nestačí, patří k němu i rejstříkový soud.
3. Konkrétní popis plnění. Formulace typu poradenské služby nedoloží, čeho se plnění týkalo ani za jaké období.
4. Den uskutečnění plnění. U plátce povinný, pokud se liší ode dne vystavení; u neplátce užitečný pro zařazení do období.
5. Identifikační číslo odběratele. Bez něj se doklad na jeho straně hůř páruje.
6. Evidenční číslo dokladu. U plátce povinné, jinak praktická nutnost pro párování plateb.
7. Splatnost. Povinná není, ale bez ní se hůř prokazuje, odkdy je odběratel v prodlení.
8. Číslo účtu ve správném tvaru. Nejčastější příčina opožděné platby, přestože zákon ho nevyžaduje.

Nejčastější otázky k náležitostem faktury

Co musí mít faktura neplátce DPH?

Z povinných údajů jméno, sídlo, identifikující údaj a údaj o zápisu do rejstříku nebo jiné evidence. K tomu se v praxi doplňuje identifikace odběratele, popis plnění, částka a datum vystavení, protože bez nich by doklad neplnil svůj účel.

Musím uvádět, že jsem zapsán v živnostenském rejstříku?

Ano. Živnostenský rejstřík není veřejným rejstříkem, takže živnostník spadá pod pravidlo o zápisu do jiné evidence a údaj o něm uvést musí. Formulaci zákon nepředepisuje, stačí věta bez dalších podrobností.

Co navíc uvádí plátce DPH?

Daňové identifikační číslo své i odběratele, evidenční číslo dokladu, den uskutečnění plnění, jednotkovou cenu a slevu, základ daně, sazbu a výši daně v české měně. Celkem jde o dvanáct položek podle paragrafu 29 zákona o DPH.

Musí být na faktuře razítko a podpis?

Nemusí, mezi povinné náležitosti nepatří ani v jednom z uvedených předpisů. Podpisové záznamy zná jen zákon o účetnictví a týkají se účetního dokladu uvnitř účetní jednotky, ne dokladu odeslaného odběrateli.

Můžu jako neplátce vyčíslit DPH?

Nesmíte. Kdo vystaví doklad s uvedenou daní, je povinen ji přiznat, i když plátcem není, a příjemci přitom nárok na odpočet nevzniká. Náprava je možná přes opravu, ale je to řízení navíc.

Do kdy musí být faktura vystavena?

Plátce vystavuje daňový doklad do patnácti dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo plnění. U přeshraničních plnění a u souhrnného dokladu se lhůta počítá do patnácti dnů od konce kalendářního měsíce.

Kdy je faktura splatná, když splatnost neuvedu?

U vzájemného závazku podnikatelů na dodání zboží nebo poskytnutí služby za úplatu do třiceti dnů od doručení faktury. Nelze-li den doručení určit, běží lhůta ode dne dodání nebo poskytnutí služby. Delší splatnost než šedesát dnů lze sjednat jen výslovně a jen tehdy, není-li to pro věřitele zvláště nevýhodné.

Jak dlouho mám faktury archivovat?

Jako daňové doklady deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, jako účetní doklady pět let od konce účetního období. Povinnosti platí souběžně, takže rozhodující je vždy ta delší.

Další krok: Projděte poslední vystavenou fakturu a ověřte tři věci: údaj o zápisu do rejstříku nebo jiné evidence, dost konkrétní popis plnění a den uskutečnění plnění. Kolik si za práci účtovat, rozebírá text o tom, jak spočítat minimální hodinovou sazbu OSVČ, a co dělat s dokladem, který zůstal neuhrazený, popisuje článek o vymáhání pohledávky po splatnosti.

Zdroje: zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, paragrafy 435, 1958, 1963, 1964, 1970 a 1972; zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, paragrafy 26, 28, 29, 30, 30a, 34, 35, 35a, 42, 43, 45, 73 a 108; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, paragrafy 1, 4, 8, 11, 31, 32 a 37a; zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, paragraf 7b; zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, paragrafy 148, 247 a 247a; zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících; zákon č. 455/1991 Sb., živnostenský zákon; nařízení vlády č. 351/2013 Sb.; zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, paragraf 221. Doplňkově přehled náležitostí faktury.