Založení s.r.o. krok za krokem: postup, dokumenty, lhůty

Společnost s ručením omezeným se zakládá společenskou smlouvou nebo zakladatelskou listinou ve formě notářského zápisu a vzniká až dnem zápisu do obchodního rejstříku. Mezi těmito dvěma body leží splacení vkladů, souhlas vlastníka se sídlem, ohlášení živnosti a návrh na zápis, který může podat notář přímo. Základní pravidla obsahuje zákon o obchodních korporacích č. 90/2012 Sb.

Co je s.r.o. a kdy vzniká

Ručení omezené rozsahem nesplněných vkladů

Společnost s ručením omezeným je kapitálová obchodní společnost. Za její dluhy ručí společníci společně a nerozdílně jen do výše, v jaké nesplnili své vkladové povinnosti podle stavu zapsaného v obchodním rejstříku v době, kdy je věřitel vyzval (§ 132 ZOK). Kdo má vklad celý splacený, za dluhy firmy svým majetkem neručí. Firma společnosti musí obsahovat označení společnost s ručením omezeným, případně zkratku spol. s r.o. nebo s.r.o.

Založení a vznik jsou dva různé okamžiky

Založení je podpis společenské smlouvy u notáře. Tím ale právnická osoba ještě neexistuje. Vzniká teprve dnem zápisu do veřejného rejstříku (§ 126 občanského zákoníku). Návrh na zápis je potřeba podat do šesti měsíců od založení. Pokud se to nestane, nastanou stejné účinky jako při odstoupení od smlouvy, tedy jako by společnost nikdy založena nebyla. Tuto lhůtu může společenská smlouva změnit (§ 9 ZOK).

Krátce ke srovnání s živností

Srovnání s podnikáním na živnostenský list tu neřešíme. Podstatné je, že s.r.o. je samostatná osoba s vlastním účetnictvím a vlastní daní z příjmů. Kdo dosud jako OSVČ počítal, kolik odkládat na daně a odvody, musí u společnosti počítat jinak, protože peníze firmy nejsou penězi společníka.

Příprava: firma, sídlo, předmět podnikání a lidé

Obchodní firma

Firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán do obchodního rejstříku. Nesmí být zaměnitelná s jinou firmou a nesmí působit klamavě (§ 423 a § 424 občanského zákoníku). Rejstříkový soud při zápisu zkoumá, zda navrhované jméno není zaměnitelné s jiným již zapsaným (§ 90 zákona č. 304/2013 Sb.). Před návštěvou notáře se proto vyplatí ověřit v rejstříku, že podobné jméno ještě neexistuje.

Sídlo a souhlas vlastníka

Sídlo může být i v bytě, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě (§ 136 občanského zákoníku). K návrhu na zápis se ale musí doložit právní důvod užívání prostor. Stačí písemné prohlášení vlastníka nemovitosti nebo jednotky, že s umístěním sídla souhlasí. Podpis na něm musí být úředně ověřen a prohlášení nesmí být starší než tři měsíce (§ 14 zákona č. 304/2013 Sb.). Právní důvod užívání musí trvat po celou dobu zápisu. Proti tomu, kdo se dovolá zapsaného sídla, nemůže společnost namítat jiné skutečné sídlo (§ 137 občanského zákoníku).

Předmět podnikání, společníci a jednatel

Předmět podnikání se u volné živnosti vymezuje podle oborů z přílohy č. 4 živnostenského zákona (§ 45 odst. 4). Dále je potřeba určit společníky, jejich vklady a jednatele. Jednatel dokládá čestným prohlášením, že je způsobilý k výkonu funkce (§ 13 zákona č. 304/2013 Sb.). Nesmí u něj být překážka výkonu funkce, například uložený zákaz činnosti nebo odsouzení za vyjmenované majetkové a hospodářské trestné činy (§ 46 ZOK).

Společenská smlouva u notáře

Proč notářský zápis

Společenská smlouva, kterou se zakládá kapitálová společnost, vyžaduje formu veřejné listiny. Zakládá-li společnost jediný zakladatel, sepisuje místo smlouvy zakladatelskou listinu, opět jako veřejnou listinu (§ 8 a § 11 ZOK). V praxi jde o notářský zápis. Ten se liší od notářského zápisu, kterým dlužník souhlasí s exekucí. Kdo zná notářský zápis se svolením k vykonatelnosti, má před sebou stejnou formu, ale úplně jiný obsah.

Co musí smlouva obsahovat

Zákon vyžaduje firmu, předmět podnikání, určení společníků jménem a bydlištěm nebo sídlem, výši vkladů připadajících na podíly, výši základního kapitálu a počet jednatelů se způsobem jejich jednání (§ 146 odst. 1 ZOK). Při založení k tomu přibývá vkladová povinnost včetně lhůty ke splnění, určení prvních jednatelů, určení správce vkladů a u nepeněžitého vkladu jeho popis, ocenění a jméno znalce (§ 146 odst. 2).

Vzorová smlouva Ministerstva spravedlnosti

Ministerstvo spravedlnosti zveřejňuje vzor společenské smlouvy, který lze k založení použít (§ 146 odst. 4 ZOK). Zápis s.r.o. notářem na podkladě notářského zápisu, který odpovídá vzoru a u kterého se vklady splácejí v penězích, je osvobozen od soudního poplatku (§ 11 odst. 9 písm. d) zákona č. 549/1991 Sb.). Notářský tarif pro tutéž situaci s přímým zápisem stanoví pevnou odměnu místo výpočtu z hodnoty. Každá odchylka od vzoru, třeba omezení převodu podílu, osvobození ruší. Aktuální výši obou položek ověřte v sazebnících.

Vklady, základní kapitál a správce vkladů

Kolik musí vklad činit

Minimální vklad je 1 Kč, pokud společenská smlouva neurčí vyšší částku, a pro jednotlivé podíly může být vklad stanoven rozdílně (§ 142 ZOK). Základní kapitál je souhrn všech vkladů (§ 30 ZOK). Na obchodních listinách smí společnost uvádět jen upsaný a splacený základní kapitál (§ 7 ZOK).

Kolik se splácí před zápisem

Před podáním návrhu na zápis se musí splatit celé vkladové ážio a na každý peněžitý vklad nejméně 30 % (§ 148 ZOK). Zbytek se splácí ve lhůtě ze společenské smlouvy, nejpozději do pěti let od vzniku společnosti (§ 150 ZOK). Společníka v prodlení může valná hromada po marné výzvě vyloučit (§ 151 ZOK).

Správce vkladů a zvláštní účet

Do vzniku společnosti spravuje vklady správce vkladů určený ve smlouvě, klidně i sám zakladatel (§ 18 ZOK). Peněžité vklady se splácejí na zvláštní účet u banky, který zřídí správce, a banka z něj do vzniku společnosti pustí peníze jen na zřizovací výdaje nebo na vrácení vkladů (§ 23 odst. 1). U s.r.o. lze vklady splatit i jinak, pokud všechny peněžité vklady dohromady nepřesáhnou 20 000 Kč (§ 23 odst. 2).

Prohlášení správce vkladů

Správce vydá písemné prohlášení o tom, kolik který vkladatel splatil, a to se přikládá k návrhu na zápis. Uvede-li vyšší částku, než kolik bylo splaceno, ručí věřitelům do výše rozdílu, a to až pět let od vzniku společnosti (§ 24 ZOK).

Nepeněžitý vklad

Vložit lze i věc, například vybavení, pohledávku nebo nemovitost. Nepeněžitý vklad ale musí ocenit znalec ze seznamu znalců a vnáší se ještě před vznikem společnosti (§ 143 a § 23 odst. 3 ZOK). Vkladem nesmí být práce ani služby (§ 17 odst. 3).

Vklad z peněz v manželství

Podíl, který manžel nabude za trvání manželství, je zpravidla součástí společného jmění, ale druhý manžel se tím společníkem nestává (§ 709 odst. 3 občanského zákoníku). Pokud má vklad ze společného jmění přesáhnout míru přiměřenou majetkovým poměrům manželů, je potřeba souhlas druhého manžela (§ 715). Podrobněji to rozebírá text o tom, co patří do společného jmění manželů, a článek o podnikání jednoho z manželů.

Modelový výpočet

Vymyšlený příklad: dva zakladatelé sjednají základní kapitál 20 000 Kč, jeden převezme vklad 12 000 Kč, druhý 8 000 Kč. Před návrhem musí první splatit nejméně 3 600 Kč a druhý nejméně 2 400 Kč. Protože peněžité vklady v souhrnu nepřesahují 20 000 Kč, zákon zvláštní bankovní účet nevyžaduje. Při základním kapitálu 100 000 Kč by už správce vkladů zvláštní účet zřídit musel.

Živnostenské oprávnění pro s.r.o.

Ohlášení ještě před zápisem

Společnost, která ještě není zapsána, může ohlásit živnost na základě dokladu o svém založení, tedy notářského zápisu (§ 46 odst. 2 písm. e) živnostenského zákona). Živnostenský úřad vydá zakladatelům výpis, jímž potvrdí splnění podmínek, a ten poslouží při zápisu předmětu podnikání do rejstříku (§ 10 odst. 4). Samotné živnostenské oprávnění ale vzniká nejdříve dnem zápisu společnosti do obchodního rejstříku (§ 10 odst. 5).

Lhůta 90 dnů

Pokud společnost není do 90 dnů od ohlášení zapsána do obchodního rejstříku, živnostenský úřad rozhodne, že ohlašovatel nesplnil podmínky pro vznik oprávnění (§ 10 odst. 5 živnostenského zákona). Nezaměňujte ji se šestiměsíční lhůtou pro návrh na zápis podle ZOK. Živnost se vyplatí ohlašovat, až když je zápis v dohledu.

Odpovědný zástupce u řemeslných a vázaných živností

Pro živnosti, které vyžadují odbornou způsobilost, musí právnická osoba ustanovit odpovědného zástupce. Přednostně jím je jednatel, který podmínky splňuje, a teprve když to nejde, jiná osoba (§ 11 odst. 4 písm. b) živnostenského zákona). K ohlášení se přikládají doklady o jeho odborné způsobilosti a jeho souhlas s ustanovením (§ 46 odst. 2).

Kde ohlásit a co to stojí

Ohlášení se podává na živnostenském úřadu, případně přes kontaktní místo veřejné správy, které podání předá úřadu (§ 72 živnostenského zákona). Úřad zapíše živnost do živnostenského rejstříku do pěti pracovních dnů od doručení bezvadného ohlášení (§ 47 odst. 1). Za ohlášení se platí správní poplatek podle položky 24 sazebníku zákona č. 634/2004 Sb. Ohlásí-li se více živností současně, vybírá se jen jednou. Aktuální výši ověřte v sazebníku.

Zápis do obchodního rejstříku: soud, nebo notář

Návrh u rejstříkového soudu

Návrh se podává jen na formuláři ze stránek Ministerstva spravedlnosti. V listinné podobě musí mít úředně ověřený podpis, v elektronické podobě podpis s účinky vlastnoručního podpisu (§ 18 a § 22 zákona č. 304/2013 Sb.). Příslušný je krajský soud podle sídla společnosti (§ 75). Soud zkoumá, zda zapisované údaje vyplývají z přiložených listin a zda firma není zaměnitelná nebo klamavá (§ 90).

Lhůty soudu

Má-li návrh vady, soud do tří pracovních dnů vyzve k jejich odstranění, a to jen jednou (§ 88). Zápis provede nebo o návrhu rozhodne do pěti pracovních dnů, počítáno od podání nebo zaplacení poplatku (§ 96 a § 97). Pokud soud v této lhůtě nerozhodne, považuje se zápis za provedený dnem následujícím a soud ho promítne do dvou pracovních dnů (§ 98).

Přímý zápis notářem

Notář, který sepsal podkladový notářský zápis, zapíše společnost do rejstříku sám, jestliže má k dispozici všechny listiny a zápis obsahuje jeho vyjádření o souladu s právními předpisy (§ 108 a § 110 zákona č. 304/2013 Sb.). Zápis provede dálkovým přístupem bez zbytečného odkladu po podání žádosti (§ 113). Poplatek za zápis v takovém případě vybírá notář (§ 7a zákona č. 549/1991 Sb.).

Jaké listiny notář nebo soud potřebuje

Kromě notářského zápisu o založení jde o prohlášení správce vkladů, souhlas se sídlem, čestné prohlášení a souhlas jednatele se zápisem a výpis ze živnostenského rejstříku vydaný zakladatelům. Souhlas zapisovaných osob musí mít ověřený podpis, pokud není ve veřejné listině (§ 12 zákona č. 304/2013 Sb.).

Vznik společnosti a jednání před vznikem

Kdo je zavázán z jednání před zápisem

Jménem společnosti lze jednat už před jejím vznikem, například podepsat nájem kanceláře. Kdo takto jedná, je zavázán sám, více osob společně a nerozdílně. Společnost může účinky takových jednání převzít do tří měsíců od svého vzniku a pak je z nich zavázána od počátku (§ 127 občanského zákoníku). O převzetí rozhoduje valná hromada (§ 190 odst. 2 písm. l) ZOK), u jednočlenné společnosti jediný společník (§ 12 ZOK).

Co se děje s vklady

Po vzniku předá správce vkladů společnosti splacené vklady i s plody a užitky. Pokud společnost nevznikne, musí je bez zbytečného odkladu vrátit vkladatelům a za tuto povinnost ručí zakladatelé společně a nerozdílně (§ 27 ZOK).

Jednatel a smlouva o výkonu funkce

Smlouvu o výkonu funkce jednatele schvaluje valná hromada a bez sjednané odměny je funkce bezplatná (§ 59 ZOK). Jednatel musí jednat s péčí řádného hospodáře a v soudním sporu o to, zda tak jednal, nese důkazní břemeno on sám (§ 52 odst. 2 ZOK). Ručení podle bývalého § 68 ZOK bylo zrušeno od 1. 1. 2021, při úpadku dnes platí § 66, podle kterého návrh podává jen insolvenční správce.

Po zápisu: skuteční majitelé, datová schránka, daně a účetnictví

Evidence skutečných majitelů

Fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku jako společník s podílem větším než 25 % se do evidence skutečných majitelů propíše automaticky (§ 38 odst. 1 zákona č. 37/2021 Sb.). Pak se má za to, že společnost povinnost splnila (§ 9 odst. 2). Ručně se zapisuje tam, kde automatika nestačí: když má každý ze čtyř a více společníků nejvýše 25 %, když je společníkem jiná firma nebo když někdo uplatňuje rozhodující vliv jinak než podílem (§ 4 a § 5). Zápis může provést i notář při založení.

Datová schránka ze zákona

Datovou schránku zřídí právnické osobě zapsané v registru osob Digitální a informační agentura bezplatně a bez žádosti (§ 5 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). Pokud se do schránky nikdo nepřihlásí do deseti dnů od dodání zprávy, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty (§ 17 odst. 4).

Registrace k dani z příjmů

Společnost musí podat přihlášku k registraci k dani z příjmů právnických osob do 15 dnů od svého vzniku (§ 39a zákona č. 586/1992 Sb.). Společná podání, která živnostenský úřad přeposílá dalším úřadům, jsou v živnostenském zákoně upravena pro fyzické osoby (§ 45a), proto s.r.o. podává přihlášku k registraci samostatně a lhůtu si hlídá sama.

DPH

Plátcem DPH se společnost stává od 1. ledna roku následujícího po roce, v němž její obrat překročil 2 000 000 Kč, a při překročení 2 536 500 Kč v průběhu roku už dnem následujícím (§ 6 zákona č. 235/2004 Sb.). Přihláška se podává do deseti pracovních dnů od překročení (§ 94), dobrovolná registrace je možná (§ 6f). Limity ověřte v aktuálním znění zákona.

Účetnictví v plném rozsahu

Společnost je účetní jednotkou a vede podvojné účetnictví ode dne svého vzniku (§ 1, § 3 a § 4 zákona č. 563/1991 Sb.). Zjednodušený rozsah je vyhrazen vyjmenovaným právnickým osobám, s.r.o. mezi nimi není (§ 9). Účetní závěrka se ukládá do sbírky listin nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne (§ 21a). Kdo ji neuloží, riskuje pořádkovou pokutu a u jednatele se předpokládá porušení péče řádného hospodáře (§ 104 a § 106 zákona č. 304/2013 Sb.).

Firemní peníze a první faktury

Peníze společnosti patří společnosti. Oddělený účet a jasná evidence, popsané v článku o tom, jak oddělit osobní a podnikatelské finance, jsou u s.r.o. nutností. Na fakturách a dalších obchodních listinách musí být firma, sídlo, údaj o zápisu v obchodním rejstříku včetně oddílu a vložky a IČO (§ 435 občanského zákoníku). Ve vztazích s odběrateli se pak řeší i splatnost faktury mezi podnikateli.

Modelová časová osa a přehled dokumentů

Následující časová osa je vymyšlená a ilustruje jen pořadí kroků. Skutečná doba závisí na notáři, úplnosti podkladů a cestě zápisu. Modelová situace: dva zakladatelé se vklady 12 000 Kč a 8 000 Kč, volná živnost, sídlo v bytě jednoho z nich a přímý zápis notářem.

Průběh v modelovém příkladu

Den 1: ověření firmy v rejstříku. Den 3: souhlas vlastníka bytu se sídlem s ověřeným podpisem. Den 5: společenská smlouva u notáře, splacení vkladů a prohlášení správce. Den 6: ohlášení volné živnosti s notářským zápisem jako dokladem o založení. Den 10: výpis ze živnostenského rejstříku. Den 11: přímý zápis notářem a vznik společnosti. Do 15 dnů od vzniku: přihláška k dani z příjmů.

Sedm chyb, které založení zdrží

1. Souhlas se sídlem bez ověřeného podpisu nebo starší tří měsíců. Notář ani soud s ním zápis neprovede.
2. Zaměnitelná firma. Jméno odlišné jen drobností soud odmítne a smlouva se mění znovu veřejnou listinou.
3. Nesplacených 30 % peněžitého vkladu. Bez splacení a prohlášení správce vkladů nelze návrh podat.
4. Vklady přes 20 000 Kč bez zvláštního účtu. Nad touto hranicí zákon vyžaduje účet zřízený správcem vkladů.
5. Živnost ohlášená příliš brzy. Když zápis nestihne 90 dnů, úřad rozhodne, že podmínky nebyly splněny.
6. Jednatel s překážkou výkonu funkce. Zákaz činnosti nebo odsouzení za vyjmenovaný trestný čin zápis zastaví.
7. Zapomenuté povinnosti po vzniku. Registrace k dani do 15 dnů, datová schránka a kontrola, zda se skutečný majitel propsal.

Nejčastější otázky: založení s.r.o.

Odpovědi shrnují pravidla platná podle zákona o obchodních korporacích, zákona o veřejných rejstřících a navazujících předpisů.

Jaký je minimální vklad do s.r.o.?

Minimální vklad jednoho společníka je 1 Kč, pokud společenská smlouva neurčí vyšší částku (§ 142 ZOK). Vklady jednotlivých společníků se mohou lišit a jejich součet tvoří základní kapitál. Před návrhem na zápis se musí splatit nejméně 30 % každého peněžitého vkladu. Nízký vklad ale neznamená levné založení, protože odměna notáře, poplatky a ověřování podpisů se platí zvlášť.

Musí se s.r.o. zakládat u notáře?

Ano. Společenská smlouva i zakladatelská listina jediného zakladatele musí mít formu veřejné listiny, v praxi notářského zápisu (§ 8 ZOK). Zápis do rejstříku pak provede buď notář přímo, nebo rejstříkový soud na základě návrhu podaného na formuláři. Při použití vzorové smlouvy s peněžitými vklady a přímém zápisu notářem se soudní poplatek neplatí.

Může mít s.r.o. sídlo v bytě?

Může, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě (§ 136 občanského zákoníku). K zápisu je potřeba doložit právní důvod užívání bytu, typicky písemný souhlas vlastníka bytu s úředně ověřeným podpisem, který není starší než tři měsíce. Právní důvod musí trvat po celou dobu, kdy je adresa v rejstříku zapsána jako sídlo společnosti.

Může být jediný společník zároveň jednatelem?

Může. Kapitálovou společnost smí založit jediný zakladatel (§ 11 ZOK) a nic nebrání tomu, aby byl i jednatelem. Působnost valné hromady pak vykonává sám (§ 12 ZOK). Smlouvy mezi ním a společností vyžadují písemnou formu s ověřenými podpisy, pokud nejde o běžný obchodní styk za obvyklých podmínek (§ 13 ZOK).

Od kdy může s.r.o. začít podnikat?

Společnost vzniká dnem zápisu do obchodního rejstříku a živnostenské oprávnění jí vzniká nejdříve tímto dnem, i když byla živnost ohlášena dřív. Z jednání před vznikem je zavázán ten, kdo jednal, a společnost je může převzít do tří měsíců od vzniku (§ 127 občanského zákoníku). Převzetí musí dát najevo dalším zúčastněným.

Musí se nová s.r.o. hned registrovat k DPH?

Ne automaticky. Povinnost vzniká po překročení zákonného obratu (§ 6 zákona o DPH) a přihláška se podává do deseti pracovních dnů od překročení. Dobrovolná registrace je možná, pokud společnost uskutečňuje plnění s nárokem na odpočet. K dani z příjmů právnických osob se ale s.r.o. registruje vždy, a to do 15 dnů od vzniku.

Kdy se skutečný majitel zapisuje ručně?

Automaticky se propíše fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku jako společník s podílem větším než 25 %. Ručně se zapisuje tam, kde nikdo tuto hranici nepřesahuje, kde je společníkem jiná firma nebo kde někdo ovládá společnost jinak než podílem. Návrh podává společnost bez zbytečného odkladu soudu nebo notáři, u zápisu soudem se platí soudní poplatek.

Zdroje: zákon o obchodních korporacích, zákon o veřejných rejstřících, občanský zákoník, živnostenský zákon, zákon o evidenci skutečných majitelů, zákon o datových schránkách, zákon o daních z příjmů, zákon o DPH, zákon o účetnictví, zákon o soudních poplatcích, notářský tarif